Polityka Prywatności Danych

Prawo do prywatności jest jednym z najważniejszych praw człowieka. W naszej firmie jesteśmy tego bardzo świadomi, dlatego szanujemy prywatność naszych klientów i traktujemy ich dane osobowe odpowiedzialnie, starannie i zgodnie z obowiązującym prawem. Dostęp do danych osobowych mają tylko upoważnieni pracownicy firmy oraz zewnętrzni przetwarzający, w zakresie i w celu ściśle niezbędnym do sprawnej realizacji, zapewnienia i wypełnienia praw i obowiązków wynikających z zawartych umów.

Podejmując odpowiednie środki, zapewniamy, że osoby nieupoważnione nie mają dostępu do danych osobowych, chronimy ich poufność i integralność oraz zapobiegamy ich utracie lub przypadkowemu zniszczeniu przez cały czas przetwarzania. Nie ponosimy odpowiedzialności za jakiekolwiek „hackingi” do systemu komputerowego!

Firma oraz jej przetwarzający w pełni respektują ogólne zasady dotyczące przetwarzania danych osobowych, które są następujące:

Przetwarzamy dane osobowe użytkowników legalnie, sprawiedliwie i przejrzyście.

Zbieramy dane osobowe w celach, które są wcześniej określone, wyraźne i legalne; nie przetwarzamy danych osobowych w innym celu, z wyjątkiem przypadków przetwarzania w celach badań naukowych lub historycznych oraz w celach statystycznych, pod pewnymi warunkami.

Dane osobowe są przetwarzane w minimalnym zakresie w celach, dla których są przetwarzane.

Zapewniamy, że dane osobowe, które przetwarzamy, są dokładne i regularnie aktualizowane; nieprawidłowe dane są korygowane lub usuwane.

Przechowujemy dane osobowe tylko tak długo, jak jest to konieczne w celach, dla których są przetwarzane.

Zapewniamy odpowiednie bezpieczeństwo danych osobowych, co obejmuje zapobieganie nieupoważnionemu lub nielegalnemu przetwarzaniu oraz przypadkowemu utraceniu, zniszczeniu lub uszkodzeniu poprzez odpowiednie środki techniczne i organizacyjne.

1. Kontakt w sprawie prywatności

W przypadku pytań dotyczących przetwarzania i wykorzystania danych osobowych, informacji, poprawek, blokowania, usuwania danych osobowych lub odwołania zgody na powiadomienie, prosimy o kontakt z nami pod naszym adresem e-mail.

2. Jakie dane osobowe są zbierane

• Podstawowe dane osobowe (np. imię i nazwisko);
• dane kontaktowe (np. adres, e-mail, numer telefonu);
• informacje o komunikacji między firmą a użytkownikiem; dane płatnicze;
• wszelkie inne dane uzyskane na podstawie zgody.

3. Jakie są podstawy prawne przetwarzania Twoich danych osobowych

Możemy przetwarzać dane osobowe zgodnie z obowiązującym prawodawstwem w zakresie ochrony danych osobowych:

•  jeśli jest to konieczne do zawarcia i/lub wykonania umowy (zgłoszenie na wydarzenie, warsztat itp.)
•  jeśli wymaga tego prawo;
•  jeśli udzielono zgody (którą można odwołać w dowolnym momencie);
•  jeśli przetwarzanie jest konieczne dla uzasadnionych interesów realizowanych przez firmę lub stronę trzecią.

3.1. Przetwarzanie na podstawie zawartej umowy

Firma przetwarza dane osobowe osób fizycznych w celu wypełnienia swoich zobowiązań wynikających z umowy dotyczącej organizacji wydarzeń, warsztatów lub innych usług uzgodnionych między stronami umowy. W kontekście wykonywania praw i wypełniania zobowiązań umownych firma przetwarza dane osobowe osób fizycznych w następujących celach:

• identyfikacja osoby;
• przygotowanie oferty i zawarcie umowy;
• świadczenie usług, przy czym firma może przekazać dane partnerom umownym, którzy będą realizować indywidualną usługę (np. dostawca noclegów itp.)
• wysyłanie powiadomień do osób dotyczących realizacji umowy;
• informowanie o zmianach w przepisach prawnych w danej dziedzinie lub zmianach w warunkach sprzedaży;
• fakturowanie usług;
• rozwiązywanie zastrzeżeń lub skarg;
• wdrażanie wszelkich procedur windykacyjnych, sprzedaż wierzytelności;
• w innych celach, niezbędnych do zawarcia lub realizacji umowy.

W zakresie ściśle niezbędnym do autoryzacji i identyfikacji transakcji firma przetwarza dane w celu przygotowania raportów i planowania dalszych działań.

W celu organizacji wydarzeń i związanych z nimi usług lub innych usług zamówionych przez osobę fizyczną, firma przetwarza wszystkie potrzebne informacje. Obejmuje to w szczególności, ale nie wyłącznie: imię, nazwisko, datę urodzenia, adres, miejsce, kraj, numer telefonu, e-mail itp.

Nie potrzebujemy wyraźnej zgody na przetwarzanie danych osobowych w ramach umowy.

Na wydarzeniach lub warsztatach, które są ściśle związane z fotografowaniem i publikowaniem zdjęć (na Facebooku, Twitterze, YouTube i Instagramie), zaznacza się, że fotografowanie i publikowanie zdjęć są częścią wydarzenia lub warsztatu. Chociaż fotografowanie i publikowanie zdjęć jest relacją umowną, firma nadal uzyska wyraźną zgodę osoby. W przypadku, gdy wyraźna zgoda na fotografowanie i publikowanie zdjęć nie zostanie udzielona, a firma nie będzie w stanie zapewnić, że osoba nie pojawi się na fotografii, firma ma prawo odrzucić zgłoszenie na takie wydarzenie lub warsztat.

Jeśli osoba nie dostarczy wszystkich danych osobowych, które firma potrzebuje do wypełnienia umowy, firma nie może zrealizować zamówienia osoby. W związku z tym firma zawsze pozyskuje i przetwarza tylko te dane osobowe, które są potrzebne do wypełnienia umowy.

3.2. Przetwarzanie na podstawie prawa

Podstawa prawna oznacza, że firma przetwarza dane osobowe osoby fizycznej w celu wypełnienia obowiązków prawnych nałożonych przez przepisy prawa. W Republice Słowenii obowiązki prawne dotyczące przetwarzania określonych danych osobowych są szczególnie określone przez:

Ustawę o podatku od wartości dodanej ZDDV-1;

Ustawę o postępowaniu podatkowym;

Ustawę o spółkach;

Ustawę o rachunkowości;

Przepisy dotyczące wdrażania ustawy o podatku od wartości dodanej;

Słoweńskie standardy rachunkowości.

Jeśli firma przetwarza dane osobowe osoby fizycznej, która dokonała zakupu online lub zamówienia usługi, przechowuje fakturę przez 10 lat (a także dane osoby/kupującego na koncie).

3.3. Przetwarzanie na podstawie uzasadnionego interesu

Firma może przetwarzać dane na podstawie uzasadnionego interesu, który realizuje firma lub strona trzecia, z wyjątkiem sytuacji, gdy takie interesy są przeważane przez interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, której dane wymagają ochrony danych osobowych, w szczególności gdy dane dotyczą dziecka. W przypadku dalszego wykorzystania zebranych danych dotyczących osoby, firma przeprowadza ocenę zgodnie z Ogólnym Rozporządzeniem o Ochronie Danych. Takie dalsze wykorzystanie danych w formie pseudonimizowanej lub zagregowanej, na przykład, stanowi legalne wykorzystanie danych do marketingu i innych analiz biznesowych lub technicznych firmy.

Zgodnie z Ogólnym Rozporządzeniem o Ochronie Danych, marketing bezpośredni również należy do uzasadnionych interesów. W celach marketingu bezpośredniego firma może tworzyć indywidualne profile bez żadnej zgody na podstawie podstawowych informacji o wybranych usługach, takich jak np. typ lub konkretne cechy wybranej usługi, czas wyboru lub wcześniejsze kontakty marketingowe z osobą, w szczególności w odniesieniu do wyrażonego zainteresowania lub braku zainteresowania określonymi usługami. Takie podstawowe profilowanie nigdy nie będzie obejmować danych wrażliwych. Osoba może sprzeciwić się przetwarzaniu zgodnie z prawem do ograniczenia (punkt 7.4).

Na podstawie uzasadnionego interesu firma może skontaktować się z osobą w celu poprawy usługi lub określenia jej satysfakcji z usług, nawet gdy nie jest to ściśle konieczne do realizacji umowy. Z uwagi na interesy osób, firma nie kontaktuje się z tymi osobami, które zgłosiły sprzeciw.

Firma ma uzasadniony interes w przechowywaniu i dalszym wykorzystywaniu danych do analiz i badań w celach marketingowych, planowania biznesowego i podobnych, aż do wygaśnięcia ustawowo określonego okresu przechowywania.

3.4. Przetwarzanie na podstawie zgody na przetwarzanie danych osobowych

Wyraźna zgoda jest podstawą przetwarzania danych osobowych, dla których firma nie ma podstawy prawnej lub umownej. Na przykład, zgoda może dotyczyć:

• informowania o innych ofertach i usługach firmy, które są realizowane wyłącznie za pośrednictwem wybranego przez osobę kanału komunikacji;
• fotografowania i nagrywania wydarzenia lub warsztatu w celu prezentacji działań firmy oraz publikacji zdjęć, filmów i nagrań dźwiękowych na stronie internetowej firmy oraz na profilach Facebook, Twitter, YouTube i Instagram.
• osoba udziela zgody na siebie; w przypadku dziecka, zgoda jest udzielana przez jednego z rodziców lub przedstawiciela prawnego.

W tych przypadkach przetwarzanie danych osobowych jest realizowane w zakresie i w celach dozwolonych przez oświadczenie osoby oraz przez uzgodnione kanały komunikacji, aż do odwołania.

Jeśli osoba nie zgadza się na zbieranie i przetwarzanie danych osobowych w jednym lub więcej celach określonych w indywidualnej zgodzie, nie ma to żadnych konsekwencji dla przetwarzania danych, które jest realizowane na podstawie innych podstaw prawnych.

Dane osobowe zebrane na podstawie zgody będą przetwarzane tylko w ramach i w celu udzielonej zgody i nie będą przekazywane osobom trzecim, chyba że jest to wyraźnie określone w zgodzie i osoba zgadza się, że dane osobowe mogą być przekazywane do przetwarzającego określonego w zgodzie.

Osoba może w każdej chwili odwołać zgodę na przetwarzanie danych osobowych, kontaktując się z naszym punktem ochrony danych (punkt 8). Zgoda może być odwołana przez e-mail wysłany na adres e-mail.

4. Jak długo przechowywane są dane osobowe

Dane osobowe będą przechowywane zgodnie z obowiązującymi przepisami regulującymi ochronę danych osobowych. Będą przechowywane tylko tak długo, jak jest to konieczne w celach, dla których są przetwarzane lub zgodnie z prawem. Przechowujemy dane osobowe, które przetwarzamy na podstawie osobistej zgody osoby, na stałe, aż do odwołania. Dane osobowe, które przetwarzamy na podstawie prawa lub umowy, są przechowywane tak długo, jak określa to prawo.

Jeśli dane są przetwarzane na podstawie zgody osoby w związku z marketingiem firmy, dane mogą być przetwarzane w niezbędnym zakresie przez czas potrzebny na taki marketing lub usługi.

Po upływie okresu przechowywania dane osobowe są skutecznie i trwale usuwane lub anonimizowane, tak aby nie można ich już powiązać z osobą.

5. Jak chronimy dane osobowe

Stosujemy techniczne i organizacyjne środki bezpieczeństwa, aby chronić dane osobowe przed nielegalnym lub nieupoważnionym dostępem lub użyciem, a także przed przypadkową utratą lub uszkodzeniem ich integralności. Środki te zostały zaprojektowane z uwzględnieniem naszej infrastruktury IT, możliwego wpływu na prywatność osoby oraz kosztów, a także zgodnie z aktualnymi standardami i praktykami branżowymi. Nasi umowni przetwarzający będą przetwarzać Twoje dane osobowe tylko wtedy, gdy będą przestrzegać tych technicznych i organizacyjnych środków bezpieczeństwa.

Utrzymanie bezpieczeństwa danych oznacza ochronę poufności, integralności i dostępności danych osobowych:

 – poufność i integralność: dane osobowe osób będą chronione przed nieupoważnionym lub nielegalnym przetwarzaniem oraz przed przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem;

 – dostępność: zapewnimy, że upoważnieni przetwarzający będą mieli dostęp do danych osobowych tylko wtedy, gdy będzie to konieczne.

Nasze procedury bezpieczeństwa obejmują zabezpieczenia dostępu, kopie zapasowe, monitorowanie, przegląd i konserwację, zarządzanie incydentami bezpieczeństwa itp.

6. Twoje możliwości i prawa dotyczące Twoich danych osobowych

W zależności od celów, dla których przetwarzamy dane osobowe osób, możemy ujawniać te dane następującym kategoriom przetwarzających:

a) W ramach firmy, pracownik.

b) Nasi partnerzy biznesowi, od których wymagamy przestrzegania obowiązujących przepisów prawa i polityki ochrony danych osobowych oraz zwracania szczególnej uwagi na poufność danych osobowych:

• agencje reklamowe, marketingowe i promocyjne oraz dostawcy, np. MailChimp, Google (Google – tylko identyfikator cookie do remarketingu, adres e-mail do wyświetlania reklam w Google AdWords, identyfikator cookie do analizy w Google Analytics; Facebook – tylko identyfikator cookie do remarketingu, adres e-mail do wyświetlania reklam w Facebook Custom Audiences), które pomagają nam w realizacji i analizie skuteczności naszych kampanii i promocji.
• firmy świadczące usługi dla firmy, tj. dostawca usług księgowych
• osoby fizyczne i prawne, które są naszymi partnerami umownymi i świadczą usługi doradcze lub indywidualne dla firmy w celu realizacji umowy między firmą a osobą (np. agencje partnerskie, hotele, linie lotnicze, przewoźnicy itp.);

c) Inne osoby trzecie, gdy wymaga tego prawo lub jest to prawnie wymagane dla ochrony:

• firmy (przestrzeganie przepisów prawa, wymogów organów, nakazów sądowych, procedur prawnych, obowiązków sprawozdawczych i obowiązków informowania organów itp.), weryfikacja lub egzekwowanie przestrzegania polityki firmy i umów;
• praw, mienia lub bezpieczeństwa firmy i/lub jej klientów w związku z transakcjami korporacyjnymi: w kontekście przeniesienia lub zbycia całości lub części jej działalności lub w inny sposób w związku z fuzjami, konsolidacjami, zmianami kontroli, reorganizacją firmy.

Nasi partnerzy biznesowi wymienieni powyżej w punkcie b) mogą przetwarzać dane osobowe osób tylko w ramach naszych instrukcji i nie mogą wykorzystywać danych osobowych do realizacji żadnych własnych interesów. Każda osoba musi pamiętać, że przetwarzający wymienieni w punktach b) i c) powyżej, w szczególności dostawcy usług, którzy oferują usługi w ramach aplikacji i/lub przez własne kanały, mogą oddzielnie zbierać Twoje dane osobowe. W takim przypadku są oni wyłącznie odpowiedzialni za ich kontrolę, a ich współpraca z osobami musi odbywać się zgodnie z ich warunkami.

6.1. Prawo dostępu do danych

Każda osoba może skontaktować się z nami pod adresem e-mail w punkcie 1, aby dowiedzieć się, jakie dane osobowe przetwarzamy. Każda osoba ma prawo dostępu do danych osobowych oraz dodatkowych informacji dotyczących przetwarzania danych osobowych, w tym:

• celu przetwarzania;
• kategorii danych osobowych;
• użytkowników i podmiotów prawnych, którym dane osobowe zostały lub będą ujawnione;
• gdy to możliwe, szacowanego okresu przechowywania danych osobowych lub, jeśli to niemożliwe, kryteriów użytych do określenia okresu przechowywania;
• istnienia prawa do żądania od administratora poprawienia lub usunięcia danych osobowych lub ograniczenia danych osobowych w odniesieniu do osoby, której dane osobowe dotyczą, lub istnienia prawa do sprzeciwu wobec takiego przetwarzania;
• prawa do złożenia skargi do organu nadzorczego;
• gdy dane osobowe nie są zbierane od osoby, wszelkich dostępnych informacji związanych z ich źródłem.

6.2. Prawo do sprostowania

Jeśli osoba znajdzie jakikolwiek błąd w swoich danych osobowych lub uzna je za niekompletne lub błędne, może zażądać od firmy poprawienia lub uzupełnienia nieprawidłowych lub niekompletnych danych osobowych bez zbędnej zwłoki.

6.3. Prawo do usunięcia

Osoba może zażądać usunięcia swoich danych osobowych bez zbędnej zwłoki. Firma jest zobowiązana do usunięcia danych osobowych bez zbędnej zwłoki:

• gdy dane osobowe nie są już potrzebne do celów, dla których zostały zebrane lub w inny sposób przetwarzane;
• jeśli osoba odwoła zgodę, która jest podstawą przetwarzania danych osobowych, a jeśli nie ma innej podstawy prawnej do przetwarzania.
• jeśli osoba sprzeciwia się przetwarzaniu na podstawie uzasadnionego interesu firmy, podczas gdy nie ma przeważających powodów prawnych do przetwarzania danych osobowych;
• jeśli osoba sprzeciwia się przetwarzaniu w celach marketingu bezpośredniego;
• gdy dane osobowe powinny zostać usunięte w celu wypełnienia obowiązku prawnego zgodnie z prawem UE lub porządkiem prawnym Słowenii;
• w przypadku danych błędnie zebranych od nieletniego w celu korzystania z informacji społeczeństwa, który zgodnie z obowiązującym prawem nie może dostarczyć takich danych (z wyjątkiem niektórych przypadków, na przykład, aby udowodnić transakcję lub jeśli wymaga tego prawo).

6.4. Prawo do ograniczenia

Każda osoba może zażądać ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych, gdy:

• kwestionuje poprawność danych, na okres, który umożliwia firmie weryfikację poprawności danych osobowych;
• przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a osoba sprzeciwia się usunięciu danych osobowych i zamiast tego żąda, aby ich użycie zostało ograniczone;
• firma nie potrzebuje już danych osobowych do celów przetwarzania, ale osoba, której dane osobowe dotyczą, potrzebuje ich do wykonywania, realizacji lub obrony roszczeń prawnych;
• osoba złożyła sprzeciw dotyczący przetwarzania, aż zostanie zweryfikowane, czy uzasadnione powody firmy przeważają nad powodami osoby.

6.5. Prawo do przenoszenia danych

Każda osoba ma prawo otrzymać dane osobowe dotyczące siebie, które przekazała firmie, w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym i maszynowo czytelnym formacie oraz ma prawo przesłać te dane do innego administratora bez przeszkód ze strony firmy, gdy przetwarzanie opiera się na zgodzie lub umowie i jest realizowane za pomocą środków zautomatyzowanych.

6.6. Prawo do sprzeciwu

Na podstawie powodów związanych z ich szczególnymi okolicznościami, każda osoba ma prawo w dowolnym momencie sprzeciwić się przetwarzaniu swoich danych osobowych na podstawie uzasadnionych interesów realizowanych przez firmę lub osobę trzecią. W takim przypadku firma przestaje przetwarzać dane osobowe, chyba że udowodni konieczne powody przetwarzania, które przeważają nad interesami, prawami i wolnościami osoby, lub dla egzekwowania lub obrony roszczeń prawnych. Gdy dane osobowe są przetwarzane w celu marketingu bezpośredniego, każda osoba ma prawo w dowolnym momencie sprzeciwić się przetwarzaniu danych osobowych dotyczących jej w celach takiego marketingu, w tym profilowania, jeśli dotyczy to takiego marketingu bezpośredniego. Jeśli marketing bezpośredni opiera się na zgodzie, prawo do sprzeciwu można wyrazić przez odwołanie udzielonej zgody.

7. Z kim mogę się skontaktować, jeśli mam pytania dotyczące moich danych osobowych

Zorganizowaliśmy punkt kontaktowy, który odpowie na Twoje pytania lub wymagania dotyczące Twoich danych osobowych (i ich przetwarzania) oraz wykonywania Twoich praw. Możesz wysłać nam e-mail pod adresem w punkcie 1.

W celu wiarygodnej identyfikacji podczas wykonywania praw związanych z danymi osobowymi możemy wymagać dodatkowych danych od Ciebie, a możemy odmówić działania tylko wtedy, gdy udowodnimy, że nie możemy Cię wiarygodnie zidentyfikować.

8. Prawo do złożenia skargi związanej z przetwarzaniem danych osobowych

Każdy ma prawo złożyć skargę związaną z przetwarzaniem danych osobowych. Skargi należy wysyłać na nasz adres e-mail. Masz również prawo złożyć skargę bezpośrednio do Inspektora Ochrony Danych, jeśli uważasz, że przetwarzanie danych osobowych dotyczących Ciebie narusza słoweńskie lub unijne przepisy dotyczące ochrony danych osobowych. Jeśli skorzystałeś z prawa dostępu do danych i po otrzymaniu decyzji uważasz, że dane osobowe, które otrzymałeś, nie są danymi osobowymi, o które prosiłeś, lub że nie otrzymałeś wszystkich wymaganych danych osobowych, możesz złożyć uzasadnioną skargę do firmy w ciągu 15 dni, przed złożeniem skargi do Inspektora Ochrony Danych. Firma rozpatrzy skargę jak nowe żądanie, w ciągu pięciu dni roboczych od jej otrzymania.